Van e-mail naar offerte
in enkele seconden
Offer Assistant zet binnenkomende e-mails of chatbotgesprekken automatisch om in gestructureerde offertes. Met directe koppeling naar Exact Online bespaar je uren per week.
Geen creditcard nodig — je kunt meteen aan de slag.
E-mail analyse
AI leest en begrijpt klantverzoeken automatisch, ongeacht de schrijfstijl of complexiteit.
Offerte generatie
Gestructureerde offertes met de juiste producten, prijzen en voorwaarden, met je eigen logo.
Exact Online sync
Directe koppeling met Exact Online. Offertes worden automatisch aangemaakt in je administratie.
Het probleem met handmatige offertes
Veel B2B-bedrijven besteden uren per week aan het handmatig opstellen van offertes. Dit proces is foutgevoelig, tijdrovend en schaalt niet mee met groei.
Zonder Offer Assistant
- Handmatig e-mails doorlezen en interpreteren
- Prijzen en producten opzoeken in verschillende systemen
- Offertes kopiëren en aanpassen in Word of Excel
- Gegevens dubbel invoeren in Exact Online
- Fouten door overtypen en verkeerde prijzen
- Gemiddeld 45 minuten per offerte
Met Offer Assistant
- AI analyseert e-mails automatisch
- Producten en prijzen worden direct gekoppeld
- Professionele offertes met je eigen logo
- Automatische synchronisatie met Exact Online
- Consistente kwaliteit zonder menselijke fouten
- Gemiddeld 2 minuten per offerte
Hoe werkt Offer Assistant?
In vier stappen van klantverzoek naar verzonden offerte. Volledig geautomatiseerd, met menselijke controle waar nodig.
E-mail binnenkomst
Een klant stuurt een e-mail met een aanvraag. De e-mail wordt automatisch doorgestuurd naar Offer Assistant of opgehaald via IMAP.
AI-analyse
Onze AI analyseert de inhoud van de e-mail, herkent producten, aantallen en specifieke wensen van de klant.
Offerte generatie
Op basis van de analyse wordt een gestructureerde offerte gegenereerd met de juiste prijzen uit je productcatalogus.
Exact Online sync
De offerte wordt automatisch aangemaakt in Exact Online, klaar om te versturen naar je klant.
Alles wat nodig is om van een e-mail een offerte te maken
Geen los gereedschap dat je aan elkaar moet knopen. Dit zit er vandaag in, en het draait bij klanten.
Je eigen postbus, niet de onze
Koppel Gmail, Outlook of Microsoft 365, of een gewone IMAP-postbus. Aanvragen blijven binnenkomen waar ze altijd al binnenkwamen — je hoeft niemand een nieuw adres te geven. Je kiest zelf uit welke map er gelezen wordt en waar verwerkte post heen gaat.
E-mail wordt aanvraag wordt offerte
De AI leest de vraag zoals de klant hem stelde — in gewone taal, met bijlagen, zonder vast formulier — en zet hem om in regels met de juiste artikelen en aantallen. Wat niet zeker is wordt gemarkeerd in plaats van geraden.
Exact Online, twee kanten op
Artikelen, prijzen en staffels komen uit Exact; de offerte gaat er als offerte weer in. Geen overtypen, geen exportbestanden, geen verschil tussen wat de offerte zegt en wat je administratie weet.
Jouw vakjargon, jouw opslagen
Zoek-en-vervangregels vertalen de woorden van je klanten naar jouw artikelen. Regels voor extra kosten rekenen toeslagen automatisch mee. Allebei in te stellen zonder programmeur, en te verhuizen tussen omgevingen.
Een assistent die je catalogus kent
Vraag in gewone taal wat je wilt weten over je artikelen en offertes. De assistent praat rechtstreeks met je eigen Exact-omgeving via een beveiligde koppeling, en ziet alleen de gegevens van jouw organisatie.
Rapporten die een vraag beantwoorden
Wat je inkocht per categorie, hoe goed het systeem je artikelen herkent, en wat voor soort aanvragen er eigenlijk binnenkomen. Met terugkoppeling: markeer een verkeerde match en zie het effect terug in het rapport.
Je klant kijkt mee
De klant opent de offerte in zijn browser, stelt een vraag of keurt goed of af. Jij ziet wanneer hij hem opende. Met je eigen logo, ook als PDF.
Doorverkoop en verkooporders
Maak offertes voor een subklant onder eigen voorwaarden, en volg verkooporders in hetzelfde scherm. Wie wat mag zien stel je per organisatie in.
Je offertes zijn je bedrijf. Daar gaan we naar wegen mee om.
Veiligheid is hier een bouwkeuze en geen bijlage bij het contract. Dit is wat er werkelijk in zit.
De AI ziet geen persoonsgegevens
Namen, adressen, telefoonnummers en postcodes gaan uit de tekst vóórdat er iets naar het taalmodel gaat, en komen pas terug nadat de laatste AI-stap klaar is. Dat heet pseudonimisering (AVG art. 4 lid 5): het model doet zijn werk op de vraag, niet op je klant.
Elke organisatie staat op zichzelf
Gegevens zijn per organisatie gescheiden, tot in de database toe. Elke aanroep controleert opnieuw bij welke organisatie je hoort — niet alleen het scherm, ook de server erachter.
Inloggen met twee stappen
Tweestapsverificatie met een authenticator, herstel per e-mail als je je telefoon kwijt bent, en de keuze om een vertrouwd apparaat te onthouden. Inlogpogingen en beheeracties komen in een auditlogboek.
Back-ups die bewezen werken
Dagelijks, op een tweede locatie, met bewaking die 's ochtends meldt als er eentje uitbleef. Terugzetten is een keer echt gedaan en niet alleen opgeschreven.
Afspraken die je kunt nalezen
Een verwerkersovereenkomst die je kunt inzien, en per partij die wij inschakelen vastgelegd waarom dat mag. Geen advertentietrackers en geen doorverkoop van je gegevens.
Je post blijft van jou
We bewaren geen wachtwoord van je postbus: koppelen gaat via Google of Microsoft zelf. Verwerkte post blijft in je eigen postbus staan, opgeborgen in een eigen map. Ontkoppelen kan met één knop.
Veelgestelde vragen
Antwoorden op de meest gestelde vragen over Offer Assistant.
Klaar om tijd te besparen op offertes?
Plan een demo en ontdek hoe Offer Assistant jouw offerteproces kan automatiseren. Geen verplichtingen, wel direct inzicht in de mogelijkheden.
Geen creditcard nodig — je kunt meteen aan de slag.